De nouvelles obligations pour les copropriétés

Les copropriétés ont désormais l’obligation de suivre certaines obligations administratives et obligations diverses par rapport à la nouvelle loi ALUR de février 2014 ; voici la revue de détail :

• Création de l’immatriculation de sa copropriété sur un fichier nationale,
• Création d’une fiche synthétique de sa copropriété,
• De nouvelles disposition à prendre en compte lors de la vente de son bien en copropriété avec des mentions obligatoires dans le annonce immobilière et mise à disposition de documents joints à l’avant contrat de vente,
• Remise au syndic professionnel chaque année, des attestations d’assurances des propriétaires occupants et non occupants (bailleurs),

• Contracter un compte bancaire séparé,
• Constituer un fonds de prévoyance (pour les immeubles de plus de 10 lots) ou d’un fonds de provision de travaux,
• Disposer d’un diagnostic technique global (tous lots) de sa copropriété afin d’élaborer un plan pluriannuel de travaux pour la conservation et la préservation de son immeuble.

De nouvelles obligations pour votre syndic professionnel de copropriété

Le métier de syndic professionnel est en pleine évolution et désormais de nouvelles obligations de résultats apparaissent comme :

• Obligations de formation initiale et de formation continue pour tous les collaborateurs du syndic professionnel de copropriété,
• Renforcement du rôle des garants,
• Contrôles sur le respect d’un code de déontologie effectués par des commissions régionales et interrégionales baptisées Conseil national de la transaction et de la gestion immobilières,
• Mise à la disposition des copropriétaires d’un Extranet pour accéder aux comptes et documents de leur immeuble.

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Détail des obligations dès 2014

L’immatriculation des syndicats de copropriété

La loi pour l’Accès au Logement et un Urbanisme Rénové (ALUR) insère un livre VII au Code de la construction et de l’habitation dont le titre Ier concerne l’identification des immeubles relevant du statut de la copropriété. Le projet de loi justifie l’immatriculation des syndicats de copropriétaires par la nécessité de mieux connaître le parc de plus de huit millions de logements regroupés dans plus d’un million de copropriétés.
Cette immatriculation permettra d’élaborer les politiques publiques en matière de copropriété et de détecter les copropriétés en difficultés.
Il est ainsi créé un registre auquel sont immatriculés les syndicats de copropriétaires administrant les immeubles à destination partielle ou totale d’habitation.

1. Quelles informations doivent être portées au registre ?

La nature de ces informations est prévue à l’article L.711-2 du Code de la construction et de l’habitation.

1.1. En premier lieu, figurent au registre le nom, l’adresse, la date de création du syndicat, le nombre et la nature des lots de copropriété et, le cas échéant, le nom du syndic.

Il doit également être mentionné l’existence d’un plan de sauvegarde ou d’une administration provisoire de la copropriété.

En outre, le registre devra contenir les informations relatives à l’existence d’un arrêté ou d’une injonction pris en matière de sécurité ou de salubrité des immeubles.

1.2. En second lieu, doivent figurer les données essentielles relatives à la gestion et aux comptes du syndicat à l’issue de chaque exercice comptable.

De même, font partie des informations inscrites au registre les données essentielles relatives au bâti issues, le cas échéant, du carnet d’entretien et du diagnostic technique global.

2. Qui doit procéder à l’immatriculation du syndicat ?

2.1. Aux termes de l’article L711-4 du Code de la construction et de l’habitation, les formalités d’immatriculation, qui sont dématérialisées, sont d’abord à la charge du syndic.

Il effectue aussi bien la déclaration initiale que les formalités de modification des données figurant au registre.

En cas de carence du syndic, l’établissement public chargé de la tenue du registre, un copropriétaire ou toute personne qui y a intérêt peut le mettre en demeure de procéder à l’immatriculation ou à la transmission des données.

Le teneur pourra, un mois après mise en demeure restée infructueuse, appliquer une astreinte au syndic d’un montant maximal de 20 euros par lot et par semaine. Hors le cas où le syndic n’est pas rémunéré pour l’exercice de son mandat, le montant de l’astreinte ne peut être facturé par le syndic aux copropriétaires.

Il est à noter que l’absence d’immatriculation est également sanctionnée par l’impossibilité pour le syndicat concerné de bénéficier de subventions publiques.

2.2. Le notaire est chargé de procéder aux formalités d’immatriculation dans deux hypothèses.

D’une part, la déclaration d’immatriculation est effectuée par le notaire chargé de publier au fichier immobilier et au livre foncier l’état descriptif de division et le règlement de copropriété lorsque l’immeuble est mis en copropriété.

D’autre part, lorsqu’il n’a pas été procédé à l’immatriculation en raison de l’absence de syndic ou de son inaction, le notaire qui établit un acte de vente d’un lot de copropriété accomplit les formalités aux frais du syndic ou du syndicat.

Il est à noter par ailleurs que l’acte de vente devant notaire doit comporter la mention d’immatriculation de la copropriété.

3. Qui peut obtenir les informations du registre ?

L’article L.711-3 du Code de la construction et de l’habitation prévoit que l’Etat, les collectivités territoriales et leurs groupements peuvent obtenir communication des informations par le teneur du registre.

Le projet de loi prévoyait un droit d’accès des copropriétaires aux informations du registre. La loi a fait disparaître cette disposition et laisse le soin à un décret en Conseil d’Etat de préciser les conditions de publicité des informations contenues dans le registre et les conditions de consultation du registre.

4. A quelle date les syndicats devront-ils être immatriculés ?

Tous les syndicats de copropriétaires devront avoir accompli les formalités d’immatriculation de transmission des données exigées au 31 décembre 2018.

La date est avancée au 31 décembre 2017 pour les syndicats comportant plus de 50 lots et au 31 décembre 2016 pour ceux qui en comportent plus de 200.

Les syndicats créés après le 31 décembre 2016 devront être immatriculés immédiatement, quel que soit le nombre de lots que comporte la copropriété.

La fiche synthétique de la copropriété

La loi ALUR ajoute un article 8-2 à la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis qui met à la charge du syndic l’établissement d’une fiche synthétique de la copropriété.

Cette fiche synthétique regroupe les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti, précise cette disposition. Mise à jour annuellement par le syndic, cette fiche est à disposition des copropriétaires et doit être annexée à la promesse de vente ou, à défaut de promesse, à l’acte authentique de vente.

1.2. L’établissement de la fiche synthétique est assuré par la mise en place de sanctions à l’égard du syndic défaillant.

En premier lieu, l’article 8-2 précise que le défaut de réalisation de la fiche est un motif de révocation du syndic.

En second lieu, le syndic devra prévoir dans son contrat une pénalité à l’encontre… de lui-même chaque fois que celui-ci ne mettra pas la fiche à disposition d’un copropriétaire dans un délai de quinze jours à compter de la demande.

Il est précisé que cette pénalité viendra en déduction de la rémunération du syndic lors du dernier appel de charges de l’exercice.

1.3. La réalisation de la fiche synthétique n’est applicable qu’aux syndics administrant des immeubles à destination totale ou partielle d’habitation.

1.4. Les obligations inhérentes à la fiche synthétique devront être remplies pour tous les syndicats de copropriétaires au 31 décembre 2018. Cette date est avancée au 31 décembre 2016 pour les copropriétés de plus de 200 lots et au 31 décembre 2017 pour celles de plus de 50 lots.

2. Les informations contenues dans les annonces immobilières

L’article L.721-1 du Code de la construction et de l’habitation, créé par la loi ALUR, mentionne les informations devant figurer sur les annonces immobilières relatives à la vente d’un lot ou d’une fraction de lot d’un immeuble bâti soumis au statut de la copropriété.

En premier lieu, les annonces doivent mentionner que le bien est soumis au statut de la copropriété. Elles précisent en outre le nombre de lots et le montant moyen annuel des charges payées par le vendeur.

En second lieu, les annonces doivent indiquer si la copropriété fait l’objet d’un plan de sauvegarde ou si le syndicat est placé sous administration provisoire (mandataire ad hoc ou administrateur provisoire).

3. Les informations en cas de transaction immobilière

3.1. L’article 46 de la loi du 10 juillet 1965 prévoyait déjà que toute transaction immobilière portant sur la vente d’un lot ou d’une fraction de lot devait mentionner la superficie de la partie privative.

La loi ALUR ajoute la nécessité d’indiquer la superficie de la partie privative.

3.2. L’article L721-2 du Code de la construction et de l’habitation liste l’ensemble des documents devant être annexés à la promesse de vente ou à l’acte authentique de vente en plus du diagnostic technique.

En cas de vente publique, ces documents seront annexés au cahier des charges.

Il s’agit en premier lieu des documents relatifs à l’organisation de l’immeuble tels que la fiche synthétique de la copropriété, le règlement de copropriété et l’état descriptif de division, ainsi que les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années.

En second lieu, les annexes comprendront les documents relatifs à la situation financière de la copropriété. A ce titre, devront être communiqués le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnels payées par le vendeur au courant des deux exercices comptables précédents, les sommes restant dues par le vendeur et celles qui seront dues par l’acquéreur au syndicat, et l’état global des impayés de charges au sein du syndicat et de la dette vis-à-vis des fournisseurs.

En outre, lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d’un fonds de travaux, il est également nécessaire de communiquer le montant de la part du fonds rattachée au lot principal vendu et le montant de la dernière cotisation au fonds versée par le vendeur.

En troisième lieu, doit être fournie une attestation comportant la mention de la superficie de la partie privative et de la surface habitable du lot.

En l’absence d’annexion des documents susmentionnés, les délais de rétractation et de réflexion accordés à l’acquéreur non professionnel ne courent qu’à compter du lendemain de la communication de ces documents.

A cette liste de documents à annexer s’ajoutent le carnet d’entretien de l’immeuble, une notice d’information relative aux droits et obligations des copropriétaires et au fonctionnement des instances du syndicat de copropriété, et, le cas échéant, le diagnostic global et le plan pluriannuel de travaux.

Les mandats de vente révisés par la loi ALUR

La loi ALUR traite 4 points essentiels quant à la révision des mandats :

1. D’abord, une rupture entre mandat simple et mandat exclusif : en cas de mandat avec clause d’exclusivité, les mandataires devront définir les actions engagées pour l’exécution de leurs prestations et définir également les modalités de compte rendu au mandant et leur périodicité. De plus, le mandat avec clause d’exclusivité (sauf pour la location en fraction de centre commercial) devra mentionner l’article 75 du décret du 20 juillet 1972 selon lequel passé un délai de 3 mois à partir de la signature, la clause d’exclusivité peut être dénoncée à tout moment (sous réserve d’avoir averti l’autre partie au moins 15 jours à l’avance par lettre recommandée avec accusé de réception).

2. Ensuite, les moyens employés pour la diffusion des annonces commerciales au public devront être précisés dans tous les mandats (simples, exclusif etc.).

3. De plus, si le mandant n’agit pas dans le cadre de ces activités professionnelles, la loi Châtel (date) pourra être mise en œuvre. Cette loi permet de ne pas être obliger à garder un contrat que vous ne voulez plus ou que vous voulez changer.

4. Enfin, le montant de la clause pénale sera fixé par décret.

On peut donc en conclure que le mandataire devra engager des actions définies à l’avance pour la diffusion et la vente des biens et un suivi avec le mandant devra obligatoirement être fait de manière régulière. De plus, nous pouvons constater que la loi Châtel reprend vie dans le cadre du mandat exclusif.

Les nouvelles attestations d’assurances de la copropriété

L’assurance responsabilité, jusqu’ici facultative, deviendt obligatoire pour tous les copropriétaires, bailleurs ou occupants, de la même manière que pour les locataires. En conséquence, les copropriétaires doivent remettre chaque année une attestation d’assurance au syndic.

Le compte bancaire séparé de la copropriété

La loi SRU du 13 décembre 2000 a imposé l’obligation pour le syndic d’ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires. Mais la décision était jusqu’à présent laissée à l’assemblée générale qui pouvait, pour une durée déterminée, décider de dispenser le syndic d’ouvrir ce type de compte. Dans ce cas, les fonds appartenant à la copropriété étaient déposés sur un compte au nom du syndic, lui-même détenteur d’une garantie financière. La copropriété disposait bien évidemment des moyens d’identifier et de contrôler les opérations la concernant.

Désormais, la loi « pour l’accès au logement et un urbanisme rénové » (ALUR/ Loi Duflot) confirme l’obligation pour le syndic d’ouvrir, dans l’établissement bancaire de son choix, un compte séparé au nom du syndicat des copropriétaires. Mais il n’est plus question de dispenser le syndic d’ouvrir un compte bancaire séparé au nom de la copropriété.
Chaque copropriété détiendra obligatoirement son propre compte bancaire, au nom du syndicat des copropriétaires, avec son propre chéquier et aussi ses propres frais bancaires.

Le fonds de prévoyance pour les réparations et futurs travaux sur l’immeuble

Le fonds de prévoyance ou fonds travaux permet aux copropriétaires d’épargner collectivement en vue de travaux futurs.
Le fonds de prévoyance est une réserve d’argent strictement destinée aux réparations majeures et au remplacement des parties communes, par opposition à leur simple entretien. Le montant de ces appels de fonds ne pourrait pas être inférieur à 5% du budget prévisionnel de la copropriété et devrait être voté annuellement.

Le Diagnostic Technique Global ou carnet de rénovation et d’entretien de l’immeuble

La loi ALUR prévoit désormais l’établissement d’un Diagnostic Technique Global de sa copropriété, afin d’informer tous les copropriétaires de l’état de leur bâtiment et les aider à prendre les décisions qui s’imposent pour préserver l’intégrité du bâtiment, avec une projection de travaux directement liée au fonds de prévoyance cité ci-dessus. Ces prévisions de travaux de rénovation ou d’entretien devront être prévus sur un plan pluriannuel à 10 ans. Tous les audits obligatoires seront rattachés à ce carnet de rénovation et d’entretien de l’immeuble (audits ascenseurs, énergétiques, etc.).